MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
	COMPRAS	REVISIÓN: 001	CÓDIGO: MP 001-02
ELABORADO POR: Calidad FECHA:	REVISADO POR: Calidad FECHA:	APROBADO POR: Gerencia FECHA:

1.    OBJETO

Este capítulo tiene por objeto establecer las bases para el control y seguimiento del sistema de compras de REPOSTERÍA PONQUEDELICIAS y así controlar desde el inicio del proceso las posibles no conformidades

2.    ALCANCE.

Será aplicable a la división comercial y productiva, en primera instancia, pues serán ambas divisiones las encargadas del control de las compras en colaboración con la división financiera.

3.    REFERENCIAS.

·         MC-05 Sección del Manual de Calidad de Responsabilidades de la Dirección.

·         MC-04 Sección del Manual de Calidad de Control de la Documentación

·         MC-04 Sección del Manual de Calidad de Control de los registros de Calidad.

4.    COMPRAS

4.1. Control de stocks.

El control de los stocks es responsabilidad del director de la división productiva. Este control se basa en la elaboración y seguimiento de las fichas de almacén. A través de ellas, se llega al conocimiento de las carencias en el almacén.

Una vez reconocidas dichas carencias, éstas se ponen en conocimiento del director comercial a quien se le entregará la hoja de pedidos creada para los efectos. El director comercial será encargado de contactar con los proveedores oportunos.

4.2. Control de entradas

Una vez realizada la petición a los proveedores, el acuerdo con ellos establece que entregarán la mercancía en el local, por lo que a la llegada de la entrega se seguirán los siguientes pasos:

ü  Revisar la coincidencia de número de bultos aparecidos en el albarán con el recuento físico de ellos.

ü  Dirigir las entradas a almacén para su colocación en las estanterías correspondientes a cada producto.

ü  En primer lugar, se ordenarán los productos que necesitan refrigeración y en segundo lugar, los restantes.

ü  El director del área productiva actualizará las fichas de almacén lo antes posible, en el plazo de dos días, máximo, por cada nueva entrada.

ü  Tras esta operación entregará los albaranes al director comercial.

ü  En caso de no conformidad con la entrega de los proveedores, el director del área productiva entregará el modelo de informe creado para esto efectos relleno detalladamente con la no conformidad encontrada, al director comercial.

ü  Devolución al proveedor de los productos que pudieran ser erróneamente servidos o aquellos que hubieran podido sufrir daños con anterioridad a la entrega en REPOSTERÍA PONQUEDELICIAS

1.3  Pago a proveedores

Esta función corresponde al director comercial en conjunción con el director del área financiera.

Una vez recibido los productos pedidos, y tras la primera evaluación de la entrega, se operará como se detalla:

ü  Tras recibo del albarán, el director comercial se comunicará con el director financiero para hacer conocer la nueva obligación de pago y confirmará la orden de pago.

ü  A la llegada de la factura, ésta será revisada por el director comercial.

ü  El director comercial solicitará el cheque o el recibo con el dinero para el pago al proveedor al director de finanzas

ü  En caso de cheque, éste siempre estará firmado como mínimo por tres de los socios indistintamente de las cuatro firmas registradas.

ü  Tras esta operación, tanto factura como albarán, unidos debidamente y referenciados con respecto a la compra que se refieren, serán entregados al director del área administrativa.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
	CONTROL DE LOS PRODUCTOS NO CONFORMES	REVISIÓN: 001	CÓDIGO: MP 001-04
ELABORADO POR: Calidad FECHA:	REVISADO POR: Calidad FECHA:	APROBADO POR: Gerencia FECHA:

1.    OBJETO.

Este capítulo tiene por objeto establecer las bases para controlar la elaboración de los productos y evitar las no conformidades. Inevitablemente, siempre habrá productos no conformes, bien a causa del personal, bien por causas ajenas a dicho personal. En este capítulo, se trata de controlar esos productos en el máximo porcentaje posible.

2. ALCANCE.

Será aplicable a todos los trabajadores de la división productiva y al director del área comercial, en primera instancia, aunque será aplicable también, si se hiciera referencia, a cualquier otra división que pudiera identificar no conformidades.

3. REFERENCIAS.

·         MC-05 Sección del Manual de Calidad de Responsabilidades de la Dirección.

·         MC-04 Sección del Manual de Calidad de Control de la Documentación

·         MC-04 Sección del Manual de Calidad de Control de los registros de Calidad.

·         MP-001-03 Capítulo del Manual de Procedimientos del Control de los Procesos.

Ø  IDENTIFICACIÓN PREVIA DE PRODUCTOS NO CONFORMES.

ü  Los productos, al llegar, tienen que ser colocados en su lugar correspondiente. En este proceso, por el aspecto y olor externo de los productos, podemos hacer la primera identificación de los productos no conformes.

ü  Tras la comprobación de la existencia de una no conformidad, se retirará el producto depositándolo en la caja situada en el almacén y apuntando en la Etiqueta de no conformidad, el producto no conforme que ha sido desechado. Este proceso sólo afectará a los productos frescos que son los que pueden ser identificados a primera vista y será realizado por cualquier trabajador que detectase una no conformidad.

ü  Igualmente, los productos frescos pueden, al ser manipulados, observarse cualquier no conformidad, como por ejemplo:

ü  Al partirlos, se hallen elementos no adecuados a la calidad

ü  Colores no apropiados en las carnes o verduras en el interior

ü  En estos casos, se procederá siempre de la manera ya descrita en este apartado 4, punto 2

ü  En el caso de las conservas, en primera instancia, se observará el estado del envase y se hará hincapié en que no presente daños de ningún tipo tales como roturas o abolladuras. También, en estos casos las no conformidades serán identificadas una vez que el producto haya sido desenvasado y siempre que no respondan a una mala manipulación por parte de los empleados. 

5. PROCESO DE RECLAMACIÓN DE PRODUCTOS NO CONFORMES A PROVEEDORES.

Este proceso corresponde principalmente al director del área comercial que es el encargado de la relación con los proveedores y, en su ausencia, al director del área productiva.

En base a la cantidad de productos no conformes hallados en un pedido y dependiendo del producto se procederá de la siguiente forma:

ü  Los productos frescos, tales como las papas, verduras, cárnicos, etc., si alcanzan una cuarta parte de productos no conformes dentro del mismo pedido, serán retirados en su embalaje original y se dispondrán apartados en el almacén junto con la Etiqueta. El director del área productiva o el director de calidad rellenará el oportuno Informe de no conformidad y lo harán llegar al director comercial para poner en conocimiento del proveedor, la carencia de calidad de los productos servidos y que éstos puedan ser repuestos. En el informe constará lo siguiente:

ü  INC. Nº Número del informe de no conformidad.

ü  REG. Nº Número de registro.

ü  Número de lote.

ü  Fecha.

ü  Producto.

ü  Tipo.

ü  Clase.

ü  Cantidad.

ü  En última instancia, se solicitará la devolución de la proporción de la deuda.

ü  Los productos envasados, que al desenvasarse presenten defectos, serán tratados igualmente que los frescos y se seguirá el mismo procedimiento independientemente del volumen.

ü  Lo importante, en estos casos, es siempre mantener la buena relación con el proveedor y conseguir en la medida de lo posible, la reposición del producto no conforme antes de cualquier devolución de metálico, pues el dinero no es válido para ser servido al cliente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
	ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS	REVISIÓN: 001	CÓDIGO: MP 001-05
ELABORADO POR: Calidad FECHA:	REVISADO POR: Calidad FECHA:	APROBADO POR: Gerencia FECHA:

1.    OBJETO.

Este capítulo tiene por objeto establecer las bases para ejecutar las acciones que corrijan y prevengan la elaboración de productos no conformes a través de la esmerada atención de todos los trabajadores implicados en la elaboración del producto.

2. ALCANCE.

Será aplicable a todos los trabajadores de la división productiva y al director del área comercial, en primera instancia, aunque será aplicable también, si se hiciera referencia, a cualquier otra división.

3. REFERENCIAS.

·      MC-04 Sección del Manual de Calidad de Control de la Documentación

·      MP-001-03 Capítulo del Manual de Procedimientos del Control de los Procesos

·      MP-001-04 Capítulo del Manual de Procedimientos del Control de los Productos no Conformes.

4. ACCIONES PREVENTIVAS

·       Las acciones preventivas se basarán en el atento y cuidadoso empeño en descubrir todo producto que reúna no conformidades y ponerlo en conocimiento en la forma y en el tiempo más breve posible para su pronta corrección con el fin de evitar la elaboración de un producto que será objeto de rechazo por parte del cliente, con la consecuente pérdida de tiempo y dinero que esto supondrá a la empresa.

·         Las acciones preventivas más importantes son:

·         Atender cuidadosamente, a la recepción de los pedidos, al aspecto y olor de los productos fresco para evitar mezclarlo con productos de óptima calidad.

·         Atender, al abrir un producto en conserva, a su textura, olor y aspecto para evitar mezclarlo con los productos que atiendan a los controles de calidad pertinentes.

·         Seguir literalmente el procedimiento determinado en el capítulo MP-001-04 Capítulo del Manual de Procedimientos del Control de los Productos no Conformes en cuanto se halle un producto no conformes.

5. ACCIONES CORRECTIVAS

·      A pesar de las oportunas acciones preventivas para que todos los productos lleguen al cliente con los requisitos cualitativos deseados, puede suceder que por otros motivos, ajenos a la voluntad y atención del trabajador, el producto no cumpla con todos los requisitos de calidad. Algunos de éstos, pueden ser:

·      Poca cocción de los elementos por variables del producto.

·      Exceso de saborizantes  por descuido del trabajador.

·      Cualquier otra variable que surja y pueda ser registrada en revisiones futuras de este plan de calidad, etc.

·      Se dispondrá de atención al cliente en la cual se recibirán quejas, reclamos o sugerencias de los consumidores y/o clientes, la cual será respondida por el responsable de calidad, según acciones correctivas entregadas por el comité con el objeto de prevenir que no vuelvan a ocurrir.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
	CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD	REVISIÓN: 001	CÓDIGO: MP 001-06
ELABORADO POR: Calidad FECHA:	REVISADO POR: Calidad FECHA:	APROBADO POR: Gerencia FECHA:

1.     OBJETO.

Este capítulo tiene por objeto establecer las bases para el control de todos los documentos y registros que produzca el proceso de adaptación e instauración del manual de procedimiento, así como sus posibles modificaciones, para lograr los requisitos establecidos respecto de la calidad.

2. ALCANCE.

Será aplicable al Responsable de calidad, en primera instancia, y a todos los restantes directores de los departamentos que puedan producir registros en los procesos de mejora de la calidad de sus correspondientes departamentos.

3. REFERENCIAS.

·      MC-05 Sección del Manual de Calidad de Responsabilidades de la Dirección.

·      MC-04 Sección del Manual de Calidad de Control de la Documentación

·      MP-001-03 Capítulo del Manual de Procedimientos del Control de los Procesos.

4. CREACIÓN DE LOS REGISTROS

La creación de los registros comienza en este manual de procedimiento con cada uno de sus capítulos y apartados. En él, se recogen los principios de calidad en los que se basa la empresa y además, recoge los procedimientos que se deben seguir para la consecución de dicha calidad.

No obstante, estos principios y procedimientos no serán fijos, puesto que, según se vayan haciendo las oportunas revisiones del sistema, se añadirán las variaciones que se consideren necesarias.

4.1. Establecimiento de los registros.

Serán los encargados de los departamentos quienes deberán atender a las posibles variantes que se puedan generar siempre que mejoren el rendimiento y la calidad de los procesos establecidos en este manual.

Éstas variantes serán anotadas y consultadas al director de calidad y él será el encargado de registrarlos si se llega al convencimiento de su necesidad.

Los registros en el manual de procedimiento los realizará el Responsable de calidad incluyendo todas las variaciones anotadas y consultadas previamente. Además deberá encargarse de actualizar el manual y poner en conocimiento de todos los directores de los departamentos las novedades incluidas para hacerlas efectivas tan pronto como sea posible.

4.2. Control de los registros

El Responsable de calidad debe custodiar la documentación, mientras estén en vigencia los procesos aplicados en esta empresa y cinco años después de que éstos pudieran dejar de tener vigencia.

Igualmente, será el Director de calidad el responsables de la actualización, publicidad y distribución de los documentos. En caso de ambigüedad, ininteligibilidad o ausencia de alguno de los documentos aportados a las diferentes divisiones, será el Director de calidad responsable de las oportunas correcciones y la reposición de dichos documentos.

La Gerencia es la responsable de velar por el cumplimiento de los procesos aquí establecidos.

Cada departamento debe cumplir y hacer cumplir las responsabilidades detalladas, en su ámbito de actuación, en los documentos.

Todas las personas son responsables de cumplir con los requisitos y objetivos definidos en la documentación.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
	AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD	REVISIÓN: 001	CÓDIGO: MP 001-06
ELABORADO POR: Calidad               FECHA:	REVISADO            POR: Calidad      FECHA:	APROBADO POR: Gerencia         FECHA:

1.     OBJETO.

El objetivo de este capítulo se base en determinar la forma y plazos en las que se realizarán las diferentes revisiones de este manual de calidad y de procedimiento.

2. ALCANCE.

Será aplicable a todas las áreas que abarque este manual de calidad y procedimiento, bajo la responsabilidad del Responsable de calidad.

3. REFERENCIAS.

·      Todo el manual de calidad

·      Todo el manual de procedimiento

4. PLAZO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS

·      La primera auditoría se realizará al mes de establecimiento de este manual.

·         Durante el primer trimestre se realizarán auditorías mensuales

·      A partir del primer trimestre y, en función del diagnóstico deducido de las tres auditorías realizadas, se realizarán auditorías bimensuales.

·      A raíz de las siete auditorías internas correspondientes al primer año de establecimiento y coincidiendo con la primera auditoría del siguiente año, se producirá un informe en el que se valorará, en conjunto, el funcionamiento del sistema de calidad establecido.

·         A partir del primer año de vigencia de este manual, y si el informe anteriormente referido es favorable, se procederá a la realización sistemática de auditorías semestrales para la revisión del funcionamiento del sistema de calidad.

·         En caso de que alguna de las auditorías produjera un informe desfavorable, esto daría lugar a revisiones extraordinarias que se establecerán en los plazos que se consideren necesarios para la subsanación del defecto.

Ø  FORMA DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS

ü  Durante el proceso de establecimiento del plan de calidad, el Responsable  de calidad deberá prestar especial atención a toda la documentación que se vaya generando con respecto a la calidad y los productos no conformes (Etiquetas e Informes de no conformidad).

ü  De existir, la documentación será recopilada de forma diaria, pues su utilidad para valorar a los proveedores es básica.

ü  El Responsable de calidad, además, comprobará la cadena de procesos adoptados en este manual, anotando todas las sugerencias de cualquiera de los implicados en la calidad, las posibles mejoras y realizando los oportunos informes de cada testeo del sistema de calidad

ü  Todo informe, cualquiera que sea su naturaleza, en materia de calidad, así como las etiquetas, son documentación que afecta al plan de calidad establecido por la empresa, por lo que debe seguir los controles establecidos en este manual en los capítulos MC 01 Control de la documentación y MP 001-06 Control de los registros de la Calidad.

ü  Tras las revisiones y evaluaciones realizadas por el director de calidad, se procederá a la reunión de los directores de las diferentes áreas para discutir la eficacia de la ejecución del manual y establecer los cambios que fueran necesarios, si procediesen.

ü  Se realizarán las reuniones necesarias hasta llegar al acuerdo efectivo que conduzca al buen establecimiento del sistema de calidad y al mantenimiento de la certificación por parte de la entidad oficial.